Obvestilo o zasebnosti

picture1

1. UVOD

LEXUM, pravne storitve, Katja Habjan s. p. (v nadaljevanju: »LEXUM« ali »Upravljavec«) spoštuje zasebnost posameznikov in osebne podatke obdeluje odgovorno, zakonito, pošteno in pregledno.

To Obvestilo o zasebnosti pojasnjuje, katere osebne podatke LEXUM obdeluje, za katere namene in na katerih pravnih podlagah, komu jih lahko posreduje, koliko časa jih hrani ter katere pravice imajo posamezniki v zvezi z obdelavo njihovih osebnih podatkov.

LEXUM osebne podatke obdeluje v skladu z Uredbo (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 (v nadaljevanju: »GDPR«), Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2) in drugimi veljavnimi predpisi s področja varstva osebnih podatkov.

To Obvestilo o zasebnosti se uporablja zlasti za osebne podatke, ki jih LEXUM pridobi:

  • prek spletne strani; www.lexum.si
  • prek obrazca za povpraševanje;
  • po elektronski pošti, telefonu ali drugih komunikacijskih kanalih;
  • ob sklepanju in izvajanju pogodb oziroma naročil;
  • pri izvajanju pravnih storitev;
  • v okviru poslovnega sodelovanja s podjetji in drugimi naročniki;
  • iz dokumentacije, ki jo LEXUM-u posredujejo naročniki;
  • iz javno dostopnih evidenc in drugih zakonitih virov, kadar je to potrebno za izvedbo posamezne storitve.

2. UPRAVLJAVEC OSEBNIH PODATKOV

Upravljavec osebnih podatkov je:

LEXUM, pravne storitve, Katja Habjan s. p.
Sedež: Dašnica 123, 4228 Železniki, Slovenija
Matična številka: 7609981000
Davčna številka: 78059461
Elektronski naslov: katja@lexum.si
Spletna stran: www.lexum.si

Za vprašanja v zvezi z obdelavo osebnih podatkov ali za uveljavljanje pravic lahko posameznik kontaktira LEXUM na elektronskem naslovu katja@lexum.si.

3. KATERE OSEBNE PODATKE OBDELUJEMO

LEXUM obdeluje samo osebne podatke, ki so potrebni za posamezen namen obdelave.

Glede na naravo razmerja in naročene storitve lahko LEXUM obdeluje zlasti:

  • ime in priimek;
  • kontaktne podatke, kot so elektronski naslov, telefonska številka in naslov;
  • podatke, ki jih posameznik navede v povpraševanju;
  • podatke, potrebne za pripravo ponudbe, sklenitev in izvajanje pogodbenega razmerja;
  • podatke, potrebne za izdajo računov in vodenje poslovne dokumentacije;
  • podatke iz komunikacije med LEXUM in naročnikom;
  • podatke iz pogodb, odločb, sklepov, dopisov, evidenc in druge dokumentacije, ki jo naročnik posreduje LEXUM;
  • podatke o zaposlenih, pogodbenih partnerjih, nasprotnih strankah in drugih osebah, kadar so vsebovani v dokumentaciji oziroma so potrebni za izvedbo naročene pravne storitve;
  • druge osebne podatke, ki so potrebni za izvedbo konkretnega naročila.

Zaradi narave pravnih storitev lahko dokumentacija, ki jo LEXUM prejme v posamezni zadevi, vsebuje tudi posebne vrste osebnih podatkov ali druge podatke občutljive narave.

LEXUM takšne podatke obdeluje le, kadar za njihovo obdelavo obstaja ustrezna pravna podlaga in je njihova obdelava potrebna za konkreten zakonit namen.

LEXUM od naročnikov pričakuje, da mu posredujejo samo podatke in dokumentacijo, ki so potrebni za obravnavo posamezne zadeve, ter da imajo za posredovanje osebnih podatkov tretjih oseb ustrezno pravno podlago, kadar je zagotovitev takšne pravne podlage njihova odgovornost.

4. NAMENI IN PRAVNE PODLAGE OBDELAVE

LEXUM osebne podatke obdeluje za različne namene in na različnih pravnih podlagah, odvisno od konkretnega razmerja.

4.1 Obravnava povpraševanj in priprava ponudbe

Če posameznik LEXUM kontaktira prek spletnega obrazca, elektronske pošte, telefona ali na drug način, LEXUM njegove osebne podatke obdeluje zaradi:

  • obravnave povpraševanja;
  • komunikacije s posameznikom;
  • ugotavljanja vsebine in obsega želene storitve;
  • preverjanja možnosti sprejema naročila;
  • priprave ponudbe oziroma drugih ukrepov pred sklenitvijo pogodbe.

Kadar posameznik povpraševanje poda z namenom morebitne sklenitve pogodbe, obdelava temelji na izvajanju ukrepov na zahtevo posameznika pred sklenitvijo pogodbe.

V drugih primerih lahko obdelava temelji na zakonitem interesu LEXUM za odgovarjanje na prejeta poslovna sporočila in vodenje poslovne komunikacije, kadar so za to izpolnjeni zakonski pogoji.

4.2 Sklenitev in izvajanje pogodbenega razmerja

Če posameznik naroči storitev LEXUM, se osebni podatki obdelujejo za:

  • sklenitev in izvajanje pogodbenega razmerja;
  • izvedbo naročene pravne storitve;
  • komunikacijo z naročnikom;
  • pripravo pravnih dokumentov, analiz, mnenj in drugih dogovorjenih storitev;
  • izvajanje drugih obveznosti iz pogodbenega razmerja.

Kadar je naročnik posameznik, obdelava temelji predvsem na izvajanju pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik.

4.3 Izvajanje storitev za pravne osebe in druge poslovne naročnike

Kadar je naročnik pravna oseba, samostojni podjetnik ali drug poslovni subjekt, lahko LEXUM obdeluje osebne podatke njegovih zakonitih zastopnikov, kontaktnih oseb, zaposlenih in drugih oseb, ki sodelujejo pri poslovnem razmerju.

Takšna obdelava se izvaja za namen sklepanja in izvajanja poslovnega razmerja, komunikacije, organizacije dela ter izvedbe naročenih storitev in praviloma temelji na zakonitem interesu LEXUM in naročnika za učinkovito izvajanje poslovnega sodelovanja, kadar so za to izpolnjeni pogoji iz GDPR.

4.4 Izvajanje pravnih storitev in obdelava podatkov tretjih oseb

Pri izvajanju pravnih storitev lahko LEXUM prejme dokumentacijo, ki vsebuje osebne podatke oseb, ki same niso naročniki storitve, na primer zaposlenih, nekdanjih zaposlenih, pogodbenih partnerjev, nasprotnih strank, družinskih članov ali drugih oseb, povezanih s konkretno pravno zadevo.

Takšne osebne podatke LEXUM obdeluje samo v obsegu, potrebnem za izvedbo konkretne storitve in kadar za obdelavo obstaja ustrezna pravna podlaga.

Vloga LEXUM glede takšnih osebnih podatkov je odvisna od okoliščin posamezne obdelave in narave razmerja z naročnikom.

Če LEXUM osebne podatke obdeluje v imenu naročnika in po njegovih dokumentiranih navodilih kot pogodbeni obdelovalec, se medsebojne obveznosti uredijo v skladu z 28. členom GDPR.

4.5 Izpolnjevanje zakonskih obveznosti

LEXUM osebne podatke obdeluje tudi, kadar je obdelava potrebna zaradi izpolnjevanja zakonskih obveznosti, ki veljajo za LEXUM.

To lahko vključuje zlasti:

  • izdajanje in hrambo računov;
  • vodenje poslovnih in računovodskih evidenc;
  • izpolnjevanje davčnih obveznosti;
  • izpolnjevanje drugih obveznosti, ki jih določajo veljavni predpisi.

4.6 Uveljavljanje in varstvo pravnih zahtevkov

LEXUM lahko določene osebne podatke hrani in obdeluje tudi po zaključku posameznega naročila, kadar je to potrebno za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.

Takšna obdelava temelji na zakonitem interesu LEXUM za varstvo svojih pravic in pravnih interesov oziroma na drugi ustrezni pravni podlagi.

4.7 Obdelava na podlagi privolitve

Kadar je za posamezno obdelavo potrebna privolitev posameznika, LEXUM osebne podatke obdeluje na podlagi njegove prostovoljne, konkretne, informirane in nedvoumne privolitve.

Posameznik lahko privolitev kadar koli prekliče. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave, ki se je na podlagi privolitve izvajala pred njenim preklicem.

LEXUM privolitve ne uporablja kot pravne podlage, kadar je obdelava potrebna za izvajanje pogodbe, izpolnitev zakonske obveznosti ali kadar obstaja druga ustrezna pravna podlaga.

5. OSEBNI PODATKI, KI JIH PREJMEMO OD DRUGIH OSEB

LEXUM vseh osebnih podatkov ne pridobi neposredno od posameznika, na katerega se podatki nanašajo.

Pri izvajanju pravnih storitev lahko podatke pridobi zlasti:

  • od naročnika;
  • od pooblaščene osebe naročnika;
  • iz dokumentacije, potrebne za izvedbo storitve;
  • od državnih organov, občin, upravnih enot in drugih institucij;
  • iz javnih registrov in evidenc;
  • od drugih strokovnjakov, ki sodelujejo pri obravnavi zadeve;
  • iz drugih zakonitih virov.

Kadar LEXUM osebnih podatkov ne pridobi neposredno od posameznika, ravna glede obveznosti obveščanja posameznika v skladu s 14. členom GDPR, vključno z zakonskimi izjemami od obveznosti neposrednega obveščanja.

6. POSREDOVANJE OSEBNIH PODATKOV

LEXUM osebnih podatkov ne prodaja in jih ne posreduje tretjim osebam za njihove lastne tržne namene.

Do osebnih podatkov lahko v obsegu, potrebnem za izvajanje njihovega dela, dostopajo zunanji izvajalci oziroma ponudniki storitev, ki LEXUM zagotavljajo posamezne podporne storitve, na primer:

  • ponudnik spletnega gostovanja in vzdrževanja spletne strani;
  • ponudnik elektronske pošte in drugih informacijskih storitev;
  • ponudniki programske opreme in storitev za hrambo oziroma obdelavo dokumentacije;
  • računovodski servis;
  • drugi pogodbeni izvajalci, kadar je njihovo sodelovanje potrebno za izvajanje storitev LEXUM.

Kadar takšni prejemniki osebne podatke obdelujejo v imenu LEXUM, LEXUM z njimi zagotovi ustrezno ureditev pogodbenega razmerja v skladu z zahtevami GDPR.

Osebni podatki se lahko v potrebnem obsegu posredujejo tudi:

  • državnim organom in drugim nosilcem javnih pooblastil, kadar za to obstaja zakonska obveznost ali druga ustrezna pravna podlaga;
  • odvetnikom, notarjem, davčnim svetovalcem, izvedencem, geodetom, prevajalcem in drugim strokovnjakom, kadar je njihovo sodelovanje potrebno za izvedbo naročene storitve;
  • drugim osebam, kadar je posredovanje potrebno za izvedbo konkretnega naročila in zanj obstaja ustrezna pravna podlaga.

LEXUM pri posredovanju osebnih podatkov upošteva načelo najmanjšega obsega podatkov in podatke posreduje samo v obsegu, ki je potreben za konkreten namen.

7. ČAS HRAMBE OSEBNIH PODATKOV

LEXUM osebne podatke hrani samo toliko časa, kolikor je potrebno za namen, zaradi katerega so bili zbrani, oziroma toliko časa, kolikor je potrebno zaradi izpolnjevanja pogodbenih in zakonskih obveznosti ter varstva pravnih interesov LEXUM.

Pri določanju obdobja hrambe LEXUM upošteva zlasti:

  • namen posamezne obdelave;
  • trajanje pogodbenega razmerja;
  • zakonsko določene roke hrambe;
  • zastaralne roke za uveljavljanje pravnih zahtevkov;
  • naravo in občutljivost podatkov;
  • potrebo po dokazovanju pravilne izvedbe storitve.

Dokumentacija, ki jo mora LEXUM hraniti zaradi davčnih, računovodskih ali drugih zakonskih obveznosti, se hrani v rokih, ki jih določajo veljavni predpisi.

Podatki, povezani s povpraševanjem, ki mu ne sledi sklenitev pogodbenega razmerja, se hranijo le toliko časa, kolikor je razumno potrebno za obravnavo povpraševanja in morebitno nadaljnjo komunikacijo, oziroma dlje, če za to obstaja druga ustrezna pravna podlaga.

Po prenehanju namena obdelave in poteku ustreznega obdobja hrambe se osebni podatki izbrišejo, anonimizirajo ali drugače varno uničijo, razen če obstaja pravna podlaga za njihovo nadaljnjo hrambo.

8. VARNOST OSEBNIH PODATKOV

LEXUM izvaja ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito osebnih podatkov pred nenamernim ali nezakonitim uničenjem, izgubo, spremembo, nepooblaščenim razkritjem ali dostopom.

Ukrepi se določajo glede na naravo osebnih podatkov, obseg in okoliščine obdelave ter tveganja za pravice in svoboščine posameznikov.

LEXUM dostop do osebnih podatkov omejuje na osebe, ki jih potrebujejo za izvajanje svojih nalog oziroma pogodbenih obveznosti.

Kadar LEXUM pri izvajanju storitev sodeluje z zunanjimi izvajalci, od njih zahteva ustrezno varovanje osebnih podatkov v skladu z veljavnimi predpisi.

9. PRAVICE POSAMEZNIKOV

Posameznik ima v skladu z GDPR in pod pogoji, ki jih ta določa, zlasti pravico:

  • zahtevati potrditev, ali LEXUM obdeluje njegove osebne podatke, in dostop do teh podatkov;
  • zahtevati popravek netočnih oziroma dopolnitev nepopolnih osebnih podatkov;
  • zahtevati izbris osebnih podatkov;
  • zahtevati omejitev obdelave osebnih podatkov;
  • ugovarjati obdelavi osebnih podatkov, kadar obdelava temelji na zakonitem interesu;
  • zahtevati prenosljivost podatkov, kadar so za to izpolnjeni zakonski pogoji;
  • kadar obdelava temelji na privolitvi, privolitev kadar koli preklicati;
  • vložiti pritožbo pri pristojnem nadzornem organu.

Navedene pravice niso absolutne in se lahko v posameznem primeru omejijo, če tako določa zakon oziroma če so izpolnjeni pogoji za zakonsko izjemo.

Zahtevo za uveljavljanje svojih pravic lahko posameznik pošlje na:

katja@lexum.si.

LEXUM lahko, kadar obstaja utemeljen dvom glede identitete osebe, ki poda zahtevo, zahteva dodatne informacije, potrebne za potrditev njene identitete.

LEXUM na zahteve posameznikov odgovarja v rokih in na način, ki ga določa GDPR.

10. PRAVICA DO PRITOŽBE PRI NADZORNEM ORGANU

Če posameznik meni, da LEXUM njegove osebne podatke obdeluje v nasprotju s predpisi o varstvu osebnih podatkov, ima pravico vložiti pritožbo pri pristojnem nadzornem organu.

V Republiki Sloveniji je pristojni nadzorni organ:

Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije
Dunajska cesta 22
1000 Ljubljana

Posameznik lahko pred vložitvijo pritožbe kontaktira tudi LEXUM na elektronskem naslovu katja@lexum.si, da se morebitno vprašanje ali nesporazum poskuša razjasniti neposredno.

11. SPLETNA STRAN IN PIŠKOTKI

Spletna stran LEXUM lahko uporablja piškotke in podobne tehnologije, ki so potrebne za njeno pravilno delovanje oziroma se uporabljajo za druge namene pod pogoji, ki jih določajo veljavni predpisi.

Nenujni piškotki oziroma druge tehnologije, za katere je potrebna privolitev uporabnika, se uporabijo šele po pridobitvi ustrezne privolitve.

Uporabnik lahko svoje nastavitve glede piškotkov upravlja prek mehanizma za upravljanje privolitev na spletni strani.

Podrobnejše informacije o posameznih piškotkih, njihovem namenu, ponudniku in trajanju so navedene v obvestilu oziroma nastavitvah piškotkov na spletni strani.

12. SPREMEMBE OBVESTILA O ZASEBNOSTI

LEXUM lahko to Obvestilo o zasebnosti občasno spremeni, zlasti zaradi sprememb zakonodaje, načina obdelave osebnih podatkov, uporabljenih informacijskih rešitev ali storitev LEXUM.

Veljavna različica Obvestila o zasebnosti je objavljena na spletni strani www.lexum.si.

Če bi spremembe bistveno vplivale na način obdelave osebnih podatkov oziroma na pravice posameznikov, bo LEXUM o tem zagotovil ustrezno obvestilo, kadar to zahtevajo veljavni predpisi.

12.10.2026